In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du effektiv mit Kolleg*innen, Kund*innen und anderen Stakeholdern per E-Mail kommunizierst. Dadurch kannst du bessere Beziehungen aufbauen, Konflikte effizienter lösen und die Gesamtproduktivität deines Teams und deiner Organisation steigern.
Kennst du das Gefühl wenn du eine E-Mail bekommst, die gefühlt aus einem einzigen Textblock besteht und du schon auf den ersten Blick weißt, dass es höchste Konzentration erfordert, um die relevanten Informationen in der E-Mail ausfindig zu machen?
Aus Revanche oder weil dieser Stil in deiner Firma allgemein üblich ist, verschickst du eine entsprechende Antwort. So geht das dann einige Male hin und her.
Durch diese Art der schriftlichen Kommunkation können Informationen sehr schnell für alle Beteiligten unklar und ungenau werden. Interne Prozesse und Projekte verzögern sich, weil Informationen, Abmachungen und Termine unübersichtlich kommuniziert werden und es entstehen immer wieder Missverständnisse und Konflikte, die dann zeitintensiv geklärt werden müssen.
So muss es nicht sein
Es lohnt sich, sich damit zu befassen, wie du deinen Alltag und den deiner Kolleg*innen einfacher und besser gestalten kannst.
Angestellte erhalten durchschnittlich 26 berufliche E-Mails pro Tag (Quelle: Bitkom 2021). Das Lesen und Beantworten von E-Mails macht daher einen beträchtlichen Teil des Arbeitsalltags aus und erfordet ein hohes Maß an Konzentration.
Damit deine Informationen in der Flut an E-Mails nicht untergehen, solltest du folgende Punkte beachten:
Der erste und der letzte Satz einer E-Mail dienen dem Beziehungsaufbau und der Beziehungspflege (das kann man sich wie den Small-Talk während eines Gesprächs vorstellen). Im Gespräch startest du auch nicht mit dem Hauptthema, das wäre unhöflich. Denke also auch bei einer E-Mail daran. Tipp: Hier kann man Persönliches aufgreifen wie z.B. Urlaub, Urlaubspläne, Informationen aus dem letzten Kontakt u.v.m.
Ziel der Nachricht reflektieren und relevante Informationen auswählen (Maxime bzw. Grundsatz: so ausführlich wie nötig, so kurz wie möglich)
Leserorientiert schreiben: Wenn du deine E-Mails stukturierst, machst du es deinem Leser so einfach wie möglich, die wichtigen Inhalte sofort wahrzunehmen. Struktur bezieht sich hier sowohl auf den äußeren Aufbau mit klaren Abschnitten, Listen u.a. als auch auf die Satzstrukturen. Hier ganz wichtig: Hauptinformationen gehören in Hauptsätze, Nebeninformationen in Nebensätze.
Referenzen klar benennen: wenn du dich auf Informationen aus vorherigen E-Mails oder Gesprächen beziehst, solltest du dies konkret deutlich machen, vergiss auch nicht im E-Mail-Text auf Anhänge, die du mitschickst, hinzuweisen.
Denke daran, dass in der Betreffzeile die zentralen Informationen genannt werden, mit denen der Leser die E-Mail schnell einordnen und später wieder auffinden kann. Beispiel: Verschickst du eine Rechnung, dann gehört definitiv die Rechnungsnummer und der Grund der Rechnung in den Betreff.
Formulierung von Fragen und Bitten: Formuliere Fragen und Bitten möglichst direkt, damit deine Leser auch verstehen können, was du von ihnen erwartest. Beispiel: Wenn du schreibst: „es wäre von Vorteil, wenn Sie uns die Informationen bis zum xy eventuell zuschicken könnten“ schaffst du wenig Verbindlichkeit. Die Leser können hier interpretieren, dass nicht unbedingt eine Dringlichkeit vorliegt. Wenn du sicherstellen willst, dass du die Informationen wirklich bekommst, solltest du lieber schreiben: „ich benötige diese Informationen dringend bis zum XY. Können Sie mir diese bitte per E-Mail zuschicken. Vielen Dank im Voraus, das hilft mir sehr.“
Formalien beachten: Es gibt im Deutschen einige Formalien in E-Mails, die für einen professionellen Eindruck von Bedeutung sind (Anrede und Grußformel, Groß/Kleinschreibung)
Denke bei schriftlicher Kommunikation daran, dass sie auch einen Dokumentations- und Archivierungseffekt hat. Deine E-Mail soll so aussagekräftig formuliert sein, dass sie auch im Abstand von mehreren Monaten noch problemlos verstanden und ohne Missverständnisse eingeordnet werden kann.
Ich hoffe, diese 8 Tipps helfen dir dabei, zukünftig effizientere und effektivere E-Mails zu verfassen!
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